Email - Configuratione SMTP di sistema - posta in uscita

Questo tutorial spiega come attivare la posta elettronica su YetiForce ERP-CRM e come configurare l'SMTP di sistema per la posta in uscita.
Verranno descritti tutti i campi della form di configurazione SMTP.

SMTP di default
È possibile configurare un SMTP di default: si consiglia di configurarlo come il primo della lista.

Perchè YetiForce consente di configurare più SMTP?
Quando si inviano email tramite workflow, è possibile definire, dalla form di configurazione del task di workflow, quale SMTP utilizzare per l'invio.
Ogni configurazione consente di definire comportamenti diversi, anche sullo stesso SMTP server. I comportamenti su cui possiamo giocare sono:

  • Invio separato
  • Nome mittente
  • Email mittente
  • Rispondi a
  • Priorità e-mail
  • Conferma di lettura del messaggio
  • Organizzazione
  • Annulla iscrizione
  • Parametri aggiuntivi
  • Vuoi salvare un'email inviata?
    • Server
    • Porta
    • Nome utente
    • Password
    • Cartella di salvataggio
    • Vuoi convalidare il certificato?

Ad esempio possiamo definire priorità diverse a seconda che l'email inviata sia di tipo commerciale o di cambio credenziali di accesso. Oppure possiamo salvare le email in cartelle IMAP differenti.
Un altro esempio, è la ricezione della conferma di lettura su indirizzi email diversi.

Procediamo passo per passo.

Scaricare le librerie RoundCube
La prima cosa da fare è scaricare le librerie RoundCube, ovvero l'engine di gestione email di YetiForce.

  1. accedere al backend (BE) di YetiForce (YF)
  2. andare alla pagina "Moduli standard / Moduli - Installazione"
  3. fare clic sul bottone in alto a destra "Aggiorna libreria"
  4. attendere, qualche secondo, finché il bottone a fianco cambierà in "Scaricato" (se la libreria non viene scaricata, attendere qualche ora e ritentare)

Abilitare il module "La mia posta"
Per verificare se il modulo "La mia posta" è attivo:

  1. accedere al BE di YF
  2. andare alla pagina "Moduli standard / Moduli - Installazione"
  3. cercare il modulo "La mia posta"
  4. se non abilitato, spuntare la box di fianco

Descrizione dei campi di configurazione
Sono disponibili diversi campi nella form di configurazione SMTP. Solo alcuni sono obbligatori, mentre altri sono opzionali.
A meno di profonde conoscente ed elevate esperienze, suggerisco di utilizzare provider certificati e di evitare di installare e configurare un proprio server di posta elettronica per non incappare in pericolose problematiche si sicurezza e di spamming interno ed esterno.

Ma vediamo i campi di configurazione.

Nome: il nome per identificare il tipo di SMTP e le sue caratteristiche, a esempio "GMail - myaccount@gmail.com - per invio automatico di email-marketing".
Tipo speditore: lo speditore è il tipo di server SMTP che viene utilizzato; questo implica una diversa configurazione a seconda dell'utilizzo.

  • SMTP: consente di collegarsi a un server SMTP. Solitamente un SMTP di servizio email gratuito come Gmail, oppure il proprio server aziendale di posta elettronica. In questo caso sono richiesti 5 parametri: Server, Porta, Autenticazione richiesta. Nome utente, Password e Protocollo di sicurezza. È il più pratico e sicuro.
  • Sendmail: in questo caso è necessario avere installato, sul proprio server YF, un MTA. Non servono altri dati, ma l’MTA deve essere correttamente configurato per lavorare come FQDN SMTP server oppure si deve appoggiare su uno smarthost (questo è il caso più frequente). Nella pratica è identico a Mail e solitamente non disponibile su server Windows. Consigliato se l’MTA è configurato con smarthost. Nessun parametro richiesto; ma poiché la form di configurazione obbliga a inserire Porta e Protocollo di sicurezza, anche se non necessari, inserire 465 come Porta e ssl come Porotocollo di sicurezza
  • Mail: in questo caso viene utilizzato il comando PHP Mail che si appoggia sull’MTA di default installato sul proprio server YF. Non servono altri dati, ma l’MTA deve essere correttamente configurato per lavorare come FQDN SMTP server oppure si deve appoggiare su uno smarthost (questo è il caso più frequente). Nella pratica è identico a Sendmail. Consigliato se l’MTA è configurato con smarthost. Nessun parametro richiesto; ma poiché la form di configurazione obbliga a inserire Porta e Protocollo di sicurezza, anche se non necessari, inserire 465 come Porta e ssl come Porotocollo di sicurezza
  • Qmail: in questo caso è necessario inserire, come per l’SMTP, Server, Porta, Autenticazione richiesta, Nome utente e Password e Protocollo di sicurezza del server Qmail

Predefinito: definisce la configurazione come SMTP di default. Viene utilizzata dal sistema come SMTP di default per l’invio delle email, nel caso siano configurati più SMTP server. Si consiglia di definirlo come primo della lista
Server: indirizzo del server SMTP / Qmail – richiesto Tipo speditore = SMTP / Qmail
Porta: porta di accettazione connessione del server SMTP / Qmail – richiesto Tipo speditore = SMTP / Qmail. Le porte solitamente utilizzate sono:

  • auth 25
  • ssl 465
  • tls 587

Autenticazione richiesta: da spuntare se il server SMTP richiede l’autenticazione. Oggi tutti i server SMTP richiedono l’autenticazione
Nome utente: nome utente per l’autenticazione sul server SMTP / Qmail
Password: password per l’autenticazione sul server SMTP / Qmail
Invio separato: spuntare se si vuole inviare individualmente ad ogni destinatario, nel caso in cui la email contenga destinatari multipli.
Protocollo di sicurezza: protocollo di sicurezza di comunicazione col server SMTP (ssl/tls). Dipende dal server a cui ci si sta collegando
Nome mittente: nome del mittente - compare come nome del mittente nel client di posta elettronica del destinatario
Email mittente: indirizzo email del mittente - compare come email del mittente nel client di posta elettronica del destinatario
Rispondi a: indirizzo email in caso di risposta, da parte del destinatario, alla email ricevuta
Priorità e-mail: priorità di invio delle email inviate con questa configurazione - Normale, Non urgente, Urgente
Conferma di lettura del messaggio: indirizzo email a cui viene recapitato il messaggio di "conferma di lettura" da parte del destinatario. Se un indirizzo è inserito, tutte le email di sistema inviate con questo SMTP, conterranno automaticamente la richiesta di conferma lettura.
Organizzazione: Nome dell’azienda. Inserita nel header della email
Annulla iscrizione: opzioni di annullamento iscrizione. Solo alcuni client email supportano questa opzione; a esempio Gmail webmail, Outlook eM Client.
Nella email viene inclusa l’opzione di “unsubscribe”. Per esempio, se si sta facendo una campagna via email, dalla quale i destinatari possono recedere, si può prevedere un indirizzo su cui raccogliere tutte le richieste di annullamento iscrizione, o una pagina web che annulla automaticamente l’iscrizione.
I formati sono:

  • `mailto:unsubscribe@example.com?subject=unsubscribe`
  • `https://www.example.com/unsubscribe`

Parametri aggiuntivi: parametri addizionali da inviare al server SMTP. Questa parte è molto tecnica e richiede ottime conoscenze dei parametri di heading che il server SMTP può accettare ed elaborare.
Vuoi salvare un'email inviata?: spuntare questa opzione se si vogliono salvare le email inviate in uno specifico indirizzo email e specifica cartella, tramite accesso IMAP

  • Server: indirizzo del server IMAP - L’indirizzo va inserito nel formato <protocollo>://<dominio>, dove <protocollo> = ssl o tls; per esempio, ssl://imap.gmail.com
  • Porta: porta del server IMAP. Le porte solitamente utilizzate sono
    • auth 143
    • ssl 993
    • tls 143
  • Nome utente: nome utente dell’account sul server IMAP
  • Password: password dell’account sul server IMAP
  • Cartella di salvataggio: nome della cartella in cui salvare le email inviate. Deve essere nel formato: INBOX.<nomecartella>
  • Vuoi convalidare il certificato?: se spuntato, il certificato ssl, del server, viene verificato ad ogni accesso IMAP. Si consiglia di non spuntare questa opzione, soprattutto per l'elevato carico richiesto al server e quindi eventuale rallentamento delle operazioni