Migrazione a YetiForce

Il mio cliente tipico

Mi rivolgo principalmente a PMI di servizi o produzione: micro aziende con una decina di operatori e piccole aziende con massimo 70-80 dipendenti. La quantificazione riguarda tutti gli attori stabili aziendali: titolari, dipendenti e freelance che interagiscono quotidianamente alla gestione e alla produzione o fornitura di servizi.

Gestionale o ERP-CRM?

C'è una profonda differenza tra una gestionale (tipicamente italiano) e un ERP-CRM (strumento e metodo affermato internazionalmente). Solitamente il gestionale viene pensato per soddisfare metodologie e necessità personali, frutto di richieste di un gruppo di aziende dello stesso settore e legate alle legislazioni fiscali locali. In un primo momento, questo modo di approcciare la gestione, potrebbe sembrare il migliore, ma in realtà l'efficienza è destinata a sfumare: sia perché le regole fiscali variano rapidamente, sia perché la metodologia di un gruppo, su cui si basa il gestionale, non è lo standard su cui fondare una gestione.
Un ERP-CRM è uno strumento cresciuto e valutato in tutto il mondo. Adottare un ERP-CRM non significa solo avere uno strumento per la gestione, ma adottare un metodo di gestione. L'ERP-CRM è uno strumento per la gestione, non fiscale: lasciamo a chi ne ha la competenza l'attività contabile/fiscale. Il còmpito di un ERP-CRM è anche quello di fornire tutti i dati necessari per svolgere una corretta attività contabile.
C'è un altro motivo, non secondario: adottare un gestionale, o comunque un software di una azienda locale, spesso ti lega alle sorti dell'azienda stessa. Se l'azienda abbandona o viene assorbita, sarai costretto a cambiare gestionale. E i dati? La migrazione verso un nuovo gestionale ha costi elevati e talvolta parte dei dati non possono essere migrati per una serie di motivi.
Optare per un ERP-CRM conosciuto e utilizzato a livello internazionale, ti alleggerisce da queste problematiche; ancora di più se il software è open-source. Perché? Nella maggior parte dei casi, un buon ERP-CRM open source viene, "forkato" per dare vita a un nuovo ERP-CRM, con le stesse basi progettuali, ma con funzionalità e interfacce diverse. Questa "duplicazione" garantisce la possibilità di "saltare" da un ERP-CRM a un altro, figlio o addirittura nipote del primo. Inoltre i costi sono minimi, essendo tutti ERP-CRM progettati su standard internazionali.
L'ERP-CRM è tuo. Adottando un ERP-CRM open source ti rende proprietario: l'unico vincolo è che non ci si può lucrare sulla rivendita, ma penso ti interessi ben poco. Detto ciò, questo significa che l'ERP-CRM è una tua proprietà, esattamente come un ufficio, una scrivania, una vettura. Sei tu che vai a cercare il consulente adatto alla manutenzione del tuo ERP-CRM, alla stessa stregua in cui scegli l'autofficina per la tua auto.

Come scegliere un ERP-CRM

Tecnologia: d'obbligo un ERP-CRM web.
Moduli entità: nei moderni ERP-CRM, i dati sono organizzati all'interno di moduli detti "entità". Aziende, lead, contatti, ordini, fatture e così via. L'entità è strutturata in modo da descrivere perfettamente l'oggetto in questione, il preventivo per esempio. La possibilità di personalizzare le entità esistenti e di porterne creare di nuove, a seconda delle tue esigenze, sono cose fondamentali.
Moduli funzionali: sono quei moduli che non "conservano" direttamente dati, ma eseguono operazioni sulle entità o forniscono funzionalità aggiuntive. Un primo esempio potrebbe essere il calendario: consente di definire cronologicamente e graficamente attività/eventi, creando e modificando entità di tipo "attività/evento". Un secondo esempio potrebbe essere l'invio di sms o email, il dialogo con Facebook. Valutare attentamente se l'ERP-CRM prevede i moduli funzionali a te necessari o capire se predisposto all'innesto di nuovi moduli, nonché una eventuale quotazione per la realizzazione di nuovo modulo funzionale.
Relazione tra i moduli: poiché il successo di una gestione si basa sulla relazionalità delle informazioni, l'ERP-CRM deve consentire di stabilire relazioni tra i moduli entità già presenti e con quelli creati.
Processi critici: prima di iniziare a valutare qualsiasi ERP-CRM, è indispensabile capire cosa si sta cercando. Confrontarsi con i responsabili area/reparto per identificare i processi critici da gestire è indispensabile: le funzionalità necessarie per la scelta dell'ERP-CRM diventano chiare. I processi critici, da considerare, includono sia quelli già gestiti con l'attuale gestionale / ERP-CRM, sia quelli che si desidera fossero gestiti. Facciamo qualche esempio. Automazione invio fatture acquisto / vendita al commercialista, area privata cliente, invio dati a macchine a controllo numerico, creazione automatica di ticket di assistenza al cliente, automazione nella creazione di entità a fine processo e così via.

Come procedere

Analisi: primo vero passo da affrontare per capire se effettivamente l'ERP-CRM scelto possa coprire tutte le esigenze aziendali. È necessaria una interazione abbastanza dettagliata con i responsabili area e con il coordinatore aree per avere un fotografia completa delle funzionalità richieste. Raccogliere e documentare l'AsIs e il ToBe è chiave per procedere alle fasi successive. Le informazioni raccolte riguardano sia il flusso produttivo che quello informativo aziendale, area per area, dall'inizio alla fine.
Demo preliminare: una volta raccolte le informazioni e fatta una prima stesura del AsIs/ToBe, è utile improntare una demo, anche con dati inventati, per dimostrare che l'ERP-CRM sia in grado di soddisfare tutte le condizioni presenti nel AsIs/ToBe. Alla demo preliminare è richiesta la partecipazione dei responsabili area e del coordinatore aree.
Migrazione preliminare: constatato che l'ERP-CRM è quello giusto, si procede a migrare i dati dal precedente gestionale/ERP-CRM al nuovo ERP-CRM. Migrazione che può contenere errori o anomalie di dati o mancanze nella completa configurazione del sistema, ma che serve per cominciare a confrontarsi con i dati reali. La migrazione preliminare non ha finalità produttive, ma essenzialmente di verifica e formazione. Qui la presenza è allargata a tutti, area per area: cominciare a prendere confidenza con l'interfaccia e con le nuove funzionalità è un passo importante prima di andare in produzione. L'istanza preliminare resta disponibile in azienda per chi volesse approfondire, anche da casa, l'utilizzo e la pratica.
Formazione: portare tecnologia in azienda è inutile se non si acquisiscono le competenze necessarie per utilizzare correttamente strumenti e metodologie. Lezioni brevi e mirate. A partire da una panoramica per tutti, fino a incontri per area di competenza. È abbastanza comune che, durante la formazione, nascano problematiche che in fase di analisi non siano state rilevate. Ecco che la formazione stessa diventa strumento di raffinamento.
Messa in produzione: acquisita una sufficiente dimestichezza, da parte degli operatori, per gestire le attività / problematiche quotidiane, si procede con la messa in produzione dell'ERP-CRM. Questa fase è la più calda e necessita di un supporto help-desk intenso.

Quanto è difficile scegliere un ERP-CRM?

Meno di quanto si possa pensare. Talvolta leggo che per scegliere il proprio ERP-CRM bisogna scendere nei minimi dettagli operativi per capire. Lavorando con prodotti standardizzati ed estremamente duttili, è sufficiente capire il grado di personalizzazione dei moduli entità, la presenza dei moduli funzionali necessari ed, eventualmente, l'impatto sulla creazione ad-hoc di nuove funzionalità.
Con questo non voglio dire che sia una passeggiata, tutt'altro. Ma eviterei di creare paure inutili che distraggono e confondono dal reale obiettivo. Adottando un ERP-CRM diffuso e open source, mette al riparo da parecchi inconvenienti. Il prodotto è tuo e lo fai mantenere da chi vuoi tu. Spese per licenze e canoni non ce ne sono. Un buon ERP-CRM utilizzato a livello internazionale ha struttura standard: passare a un nuovo ERP-CRM ha costi limitati.

Impatto iniziale

La partenza, la messa in produzione, come dicevo, è la fase più calda, la fase più temuta. Spesso gli operatori si sentono a disagio e insicuri nella partenza, ed è un sentimento comprensibile. In breve tempo ci si rende conto che i timori sono solo frutto di poca esperienza e che i còmpiti si riescono a svolgere fin da sùbito: con qualche incertezza e tempo di risposta maggiore.
Per questo motivo, propongo sempre di improntare il passaggio impostando l'ERP-CRM con le stesse funzionalità conosciute, senza marcate aggiunte / modifiche, in modo da rendere la partenza il più morbida possibile. Nel periodo post-messa-in-produzione, si potranno aggiungere, gradualmente, entità e funzionalità definite nel ToBe.
Capita di sovente che, trascorsi i primi giorni di assestamento, gli operatori comincino a vedere il proprio lavoro in modo diverso, a prendere coscienza di realtà che prima non erano visibili e che, talvolta, danno vita a risvolti sulle procedure di lavoro, rimettendo in discussione alcuni punti definiti nel Tobe. Questo è solo positivo e costruttivo.

Tappe future
Nella stesura del ToBe, si fissano, solitamente, degli obiettivi a breve e medio termine. Le tappe intermedie si potranno concretizzare in semplici aggiunte all'ERP-CRM o in vere e proprie attività e procedure aziendali aggiuntive: sia nell'ambito commerciale che in quello produttivo.

Nel dettaglio tecnico

Per poter procedere alla migrazione, è necessario identificare la semantica ti tutti i campi/valori presenti sull'attuale gestionale/ERP-CRM per poterli mappare sul nuovo ERP-CRM. Stilata la mappa tecnica di migrazione, si procede alla creazione dell'automa di migrazione: flusso procedurale istanziato su Apache NiFi. NiFi è in grado in poco tempo, mediamente nell'arco di una ora, di migrare i dati dal vecchio sistema al nuovo ERP-CRM fornendo una nuova versione su cui effettuare verifiche o formazione.
L'automa di migrazione, oltre a rendere disponibile una nuova versione con eventuali modifiche e correzioni, consente una facile messa in produzione. Il giorno prima, della data di messa in produzione stabilita, si génera la versione definitiva, con tutti i dati aggiornati, e pronta per essere utilizzata dagli operatori.
I tempi di realizzazione ed elaborazione, dell'automa di migrazione, possono dilatarsi in casi in cui i dati da migrare siano in formati multipli e diversi: database, excel, csv.
Qui sotto il flusso, molto schematizzato, del processo di migrazione.